Protocolo Oficial Internacional I

Normativas básicas y tratamientos. 

Las normas de protocolo internacional están distribuidas de la siguiente manera: Europa, Asia, América, África, Países Árabes y resto de países. Esto se debe tener en cuenta dependiendo del país del continente, porque cambian las normas de protocolo. Incluso dentro del mismo país, dependiendo de la zona también pueden cambiar las normas. Con las normas de protocolo internacional podrás saber cómo tratar a tus invitados extranjeros correctamente y sin faltarles al respeto. Así, cuando estés en su país o en su casa ellos te tratarán de la misma manera, evitando que te sientas incómodo.

En un mundo globalizado y competitivo, donde prevalece el intercambio comercial, conocer el protocolo y las normas de protocolo puede significar el éxito en cualquier presentación. Se debe tener sus propias normas sobre quién preside las reuniones, las precedencias entre autoridades, etc., donde es fundamental tener presente la etiqueta y las normas de comportamiento.

Conocer algunas reglas básicas del saber estar o de las normas de etiqueta de otros países, es necesaria para poder actuar con naturalidad y sin precipitaciones a la hora de tratar a una personalidad o desarrollar una negociación. El manejo de las normas protocolarias en la institución es fundamental por la creciente interrelación que existe entre personas e instituciones.

Según el jurista Stammler existen dos clases de normas sociales:

1. Las reglas que se presentan como prescripciones de la voluntad jurídica.

2. Las normas que rigen la convivencia humana, como son las atenciones, la cortesía, los modales, las reglas del lenguaje hablado, las normas de etiqueta.

Estas normas son dos formas diferentes de obligarse: La primera aparece la ley como voluntad independiente que obliga, en la segunda se trata de una simple regla convencional, o una invitación a los individuos a cumplirla, sujeta a que ellos mismos quieran vincularse o no.

Sobre la organización del protocolo se entiende que es ordenarlo, idearlo, definir las formalidades que deben regir la celebración de los actos en los que participan personas de distinta posición. Es aplicar a estos actos las normas protocolarias que han de regir en cada caso: el protocolo es como un rompecabezas, todas las piezas están desordenadas y se deben colocar siguiendo un orden para conseguir que los invitados entiendan el mensaje.

Entre las normas protocolarias se pueden resaltar las siguientes:

• Normas de carácter Moral. Son aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral e inspiradas por la caridad o solidaridad para con los semejantes. (Ejemplo: la obligación de usar buenos modales).
• Normas de carácter social. De protocolo en sentido muy estricto, de etiqueta o simple normas convencionales, variables en el tiempo, en cada país, de carácter no vinculante y cuyo incumplimiento no representa para el infractor más que una sanción social (Ejemplo: Trato de "tú" de forma directa a una persona que se acaba de conocer)
• Normas de carácter jurídico. Son dictadas por el estado o la comunidad internacional, constituyen un verdadero derecho positivo, ya simple derecho consuetudinario. (Ejemplo: La disposición oficial que regula la precedencia de autoridades).

Características del protocolo en la Unión Europea.

No existen muchos lugares en el mundo donde se puedan encontrar tantos invitados oficiales y tenga lugar tantas visitas de trabajo como en el Parlamento Europeo. Éste recibe frecuentes visitas de Jefes de Estado durante las sesiones plenarias y es fácil encontrar en las salas de reuniones y pasillos de Estrasburgo y Bruselas primeros ministros, ministros, parlamentarios y diplomáticos de todo el mundo. 

Todo esto sería imposible sin el profesional y eficiente Servicio de Protocolo de la Institución. El Servicio de Protocolo asiste al Presidente del Parlamento Europeo, a los eurodiputados, al Secretario General y a otros órganos del Parlamento en asuntos protocolarios relacionados con las visitas oficiales de los Jefes de Estado, visitas de cortesía, de trabajo y reuniones de comisiones y delegaciones mixtas. 

El jefe del Servicio de Protocolo, encabeza un equipo de 13 personas que dividen su tiempo entre bienvenidas, preparación y concertación de programas, organización y asistencia a reuniones, permitir el acceso a los edificios del Parlamento, tramitar visados, planear menús, elegir regalos oficiales y supervisar los gastos relacionados con estas actividades. 

Alfombra Roja y Ceremonial

Las ocasiones más importantes para el Servicio de Protocolo son las visitas oficiales de Jefes de Estado, para las que se requiere una preparación y precisión extremas Los huéspedes y sus delegaciones son recogidos en el aeropuerto por el jefe de Protocolo, escoltados por la policía y recibidos oficialmente por el Presidente del Parlamento Europeo en la entrada del Parlamento donde, por supuesto, estará colocada la alfombra roja de rigor. Como todo buen anfitrión, el Parlamento debe conocer las preferencias alimenticias del invitado, sus costumbres y también si prefiere utilizar las escaleras o el ascensor. 

El Servicio de Protocolo generalmente coordina las visitas con el Protocolo del invitado con meses de antelación. Siempre pueden producirse modificaciones de última hora, especialmente en el programa o en la composición de la delegación, aunque no son aspectos difíciles de solventar. 

El Parlamento debe respetar el protocolo europeo pero también los protocolos nacionales. A nivel nacional, el Jefe de Estado es la primera autoridad protocolaria pero, según los Tratados Europeos, el Parlamento Europeo es considerado la primera institución de la Unión, por delante del Consejo y de la Comisión, por lo que su Presidente precede a todas las autoridades nacionales y europeas. Por eso puede resultar complejo cuando se encuentran presentes varias instituciones en un mismo acto. Con fin de evitar este tipo de problemas, los jefes de protocolo de cada institución se reúnen regularmente para decidir el enfoque común en materia de ceremonial o, por ejemplo, para asegurarse de que las banderas (la europea y las nacionales ) ondeen a media asta al mismo tiempo en caso de duelo oficial. 

Las visitas "no oficiales" (visitas de trabajo, de cortesía, saludos a invitados, etc...), requieren menos formalismo y trabajo, pero el Servicio de Protocolo presta la misma concienzuda y amable atención a todos los huéspedes de la Institución. Sin embargo, los ministros de los Estados miembros de la UE no son considerados como invitados, ya que son representantes del Consejo y como tales tienen la obligación de acudir al Parlamento en determinadas ocasiones. 

Regalos

El gesto de intercambiar regalos permanece como símbolo de amistad entre países y personas. El intercambio de presentes es una constante en casi todas las visitas oficiales y también forma parte de las tareas del Servicio de Protocolo. Los regalos pueden estar destinados desde a Jefes de Estado hasta a los chóferes de las delegaciones, así, igual puede tratarse de un sencillo bolígrafo o de un llavero de recuerdo que de regalos de mayor valor.Los regalos del Presidente del PE y de los Presidentes de sus delegaciones parlamentarias representan la unidad y la diversidad cultural europeas y deben ser lo suficientemente neutros como para no herir sensibilidades nacionales o religiosas de ningún tipo. 

Todos los Presidentes del Parlamento Europeo han aportado su toque personal a los regalos. Desafortunadamente, en esta materia no puede haber mucha espontaneidad. El Servicio de Protocolo debe planificar la adquisición de los regalos con 3 ó 4 años de anticipación, ya que ésta se hace por concurso público. Existe también un pequeño presupuesto adicional para regalos no previstos. 

El Presidente del PE y los Presidentes de las delegaciones también reciben regalos de las delegaciones extranjeras, que van desde copias de Constituciones a cuadros o estatuas, que pasan a pertenecer al Parlamento y que generalmente son expuestos en sus instalaciones. 

En aquellas ocasiones en las que un regalo se rompe o se extravía antes de llegar a su destinatario, una discreta comunicación entre los servicios de Protocolo de ambas partes puede ayudar a solucionar el contratiempo, ya que ni siquiera la más escrupulosa preparación puede evitar que a veces se produzcan este tipo de situaciones. En una ocasión, el Presidente de una delegación del PE obsequió con una caja vacía a su homólogo, debido a que nadie se dio cuenta de que la medalla que contenía se cayó de la misma durante el viaje. Todo está en la creatividad y en el detalle.

El personal debe ser creativo y capaz de improvisar como, por ejemplo, preparando toallas y calentándolas en un microondas para poder ofrecer servilletas húmedas calientes a un invitado, saber dónde encontrar un par de medias o evitar que los huéspedes se pierdan en los laberínticos edificios del Parlamento en Estrasburgo o Bruselas. Las diferencias culturales, tales como el sentido de la puntualidad, también deben ser tenidas en cuenta. 

¿Cómo se las arreglan para cuidar tantos detalles? Combinando las costumbres, la experiencia y el sentido común. Aunque existe bibliografía sobre etiqueta y ceremonial, no hay un libro de etiqueta europea, ya que ésta varía de país a país. El equipo se reúne cada seis meses con los jefes de protocolo de los Estados miembros para debatir asuntos técnicos. No todos los Estados miembros de la UE tienen una larga tradición de protocolo y el tamaño de los servicios diplomáticos de cada Estado miembro varía considerablemente. 

Es un protocolo que carece de normas escritas y que se rige fundamentalmente por la costumbre. También es fácil advertir que se trata de un protocolo que se ha inspirado en buena manera en los usos protocolarios que los Estados europeos han ido consagrando con el tiempo, que, por otra parte, difieren sobremanera entre sí.

La cortesía y la elegancia de las naciones, manifestadas a través de sus actos de Estado, no es sino trasunto de las que ejercitan sus ciudadanos.

Si los miembros de la sociedad practican la cortesía, a la larga ésta se transfiere al Estado, y éste, a su vez, se convierte en espejo para aquéllos. 

El número extraordinario de extranjeros residentes en Bélgica ha hecho que esta nación se sienta más anfitriona que Estado receptor de visitantes, y que esta circunstancia se manifieste en la cesión de precedencias, que ofrece a quienes vienen de fuera para establecer su sede en Bruselas.